Na wdrożenie systemu ERP decyduje się coraz więcej instytucji z różnych sektorów gospodarki. Wynika to z szeregu zalet oprogramowania i korzyści, jakie czerpie firma. Zanim jednak do tego dojdzie, czeka nas wdrożenie.
Podjęcie decyzji o inwestycji w system ERP może się okazać kamieniem milowym dla rozwoju firmy. Dzięki dopasowanemu do potrzeb rozwiązaniu informatycznemu można znacząco podnieść jakość usług, a także uporządkować i kontrolować wszystkie procesy mające miejsce w firmie.
Czym jest system ERP?
Zanim przejdziemy do samej analizy tego, jak się prawidłowo przygotować na wdrożenie oprogramowania w firmie, wyjaśnijmy, czym właściwie jest system ERP. To kompleksowe rozwiązanie informatyczne służące do zarządzania całym przedsiębiorstwem i wszystkim, co wiąże się z jego działalnością. Może objąć takie działy jak księgowość, kadry, zaopatrzenie, magazyn, albo dział handlowy. Jego najważniejszą cechą jest to, że wszystkie te działy pracują na jednej bazie danych. Każdy uprawniony pracownik ma wgląd w czasie rzeczywistym we wprowadzane informacje i zmiany, także do tych, których dokonano w innym dziale, dzięki temu procesy angażujące różne obszary firmy mogą zostać zautomatyzowane i usprawnione. Poza tym systemy ERP mogą być w chmurze, więc dostęp do danych możemy mieć z dowolnego miejsca.
Jak najlepiej przygotować się do wdrożenia systemu ERP w firmie?
Z pewnością nie możemy się nastawić na to, że kupimy gotowe oprogramowanie, ktoś przyjdzie, w godzinę je zainstaluje i gotowe – nie, to zupełnie nie o to chodzi. Tego rodzaju rozwiązanie informatyczne musi być dopasowane do naszych potrzeb, a tym samym odpowiednio skonfigurowane. Jeżeli decydujemy się na rozwiązanie pudełkowe ze standardowymi funkcjami, to cały proces może być krótszy, ale to może się okazać pozorna oszczędność czasu. Jeśli więcej energii poświęci się na to, by sprecyzować swoje oczekiwania i potrzeby, a następnie na tej podstawie zostanie stworzony dedykowany system ERP, rezultaty z pewnością będą lepsze. Wszystko to razem sprawi, że wydajność i efektywność pracy będą lepsze, komunikacja sprawniejsza, a i klienci będą usatysfakcjonowani jakością świadczonych usług.
Jest diagnoza i co dalej?
Już w sam etap diagnozy potrzeb powinni być włączeni przedstawiciele różnych działów. Na podstawie ich wiedzy i doświadczeń, a także sprecyzowania, jakie obszary w firmie należy dopracować, można określić funkcje, jakie będzie miało oprogramowanie. Następnie specjaliści w dziedzinie wdrożeń systemów do zarządzania przedsiębiorstwem, po analizie potrzeb firmy zaproponują projekt oraz harmonogram wdrożenia., a kiedy całość będzie gotowa, zainstalują, skonfigurują oraz uruchomią system ERP w firmie.
Ostatnim krokiem będzie przeszkolenie użytkowników oprogramowania. Taką usługę również wykona specjalista ds. wdrożenia systemu ERP, najlepiej autoryzowany partner producenta systemu. To bardzo istotny aspekt w kontekście wdrożenia nowego oprogramowania, warto zapytać o taką usługę firmę wdrożeniową już na początku współpracy, aby szkolenie z nowych procedur zostało ujęte w harmonogramie wdrożenia systemu.
