W zasadzie nie sposób dziś zignorować udogodnienia, jakie zapewnia księgowość elektroniczna. Dzięki niej jest szybciej, jest bardziej komfortowo, a wreszcie bezpieczniej. Jednocześnie na rynku działa coraz więcej dostawców… Jak w prosty sposób dokonać właściwego wyboru programu księgowego dla firmy lub biura rachunkowego?
Rozliczenia ręczne, z wykorzystaniem papierowej książki przychodów są już przeszłością. Wynika to z konieczności użycia narzędzi informatycznych przy wypełnianiu obowiązków urzędowych związanych z rozliczeniami. Aby jednak wybrany program okazał się tzw. strzałem w dziesiątkę, warto trzymać się kilku zasad.
Poznaj funkcjonalności
W pierwszej kolejności każdemu podatnikowi chodzi o możliwość prowadzenia ewidencji związanych z KPIR. W przypadku podatników VAT, tak samo przydatne będą księga i rejestry VAT. Kolejną niezbędną (od stycznia br.) funkcją jest możliwość wysyłki JPK oraz e-Deklaracji (PIT-5, VAT-7, VAT-UE). Poza tą podstawą warto zwrócić uwagę na to czy program oferuje dodatkowe opcje, np.: ewidencję środków trwałych, przebiegu pojazdu czy rozrachunki. Wszystkie te funkcjonalności są dostępne w programie „Ala – księgowość uproszczona” z serii Streamsoft PCBiznes. Dodatkowo, jeśli zatrudniasz pracowników, warto mieć możliwość prowadzenia pełnej dokumentacji kadrowej, w tym m.in.: naliczania płac, tworzenia wydruków płacowych czy księgowania składek ubezpieczeniowych. Za te czynności w grupie programów Stremasoft PCBiznes odpowiada z kolei program „Aga- Kadry i Płace”. Istotą jest fakt, że oba te programy płynnie współpracują ze sobą, co gwarantuje pełen komfort użytkowania.
Oceń wygląd
Program księgowy będzie otwarty na Twoim pulpicie przez co najmniej 8 h. Codziennie! Dlatego zwróć uwagę na to czy… podoba Ci się jego interface. Poza oceną samej estetyki i odpowiedzią na pytanie czy trafia ona w nasze gusta, warto zadać sobie jeszcze kilka dodatkowych pytań, m.in. o możliwość zmiany koloru czy wielkości ikon, układu menu i poziom intuicyjności poruszania się po programie. Jeśli nie będziesz miał możliwości dostosowania narzędzia do indywidualnych upodobań, korzystanie z niego może szybko okazać się nużące. Dodatkowo panel powinien być intuicyjny w użytkowaniu. Przy testowaniu warto „przeklikać” najistotniejsze funkcje. W ten sposób sprawdzasz swój wybór w praktyce. Jeśli bez problemu trafisz w odpowiednie kolumny i sprawnie wykonasz założone operacje, możesz właściwie bez wahania zdecydować się na zakup.
Czy dostawca da Ci wsparcie?
Sam zakup to nie wszystko. Czy dostawca zapewnia realne wsparcie w razie ewentualnej awarii lub problemów z obsługą programu? Czy ta pomoc jest dodatkowo płatna? Czy sam kontakt z dostawcą można określić jako bezproblemowy? Na te wszystkie pytania warto znać odpowiedź, nim będzie ona ewentualnie realnie potrzebna. Do rozważenia pozostaje jeszcze sprawa aktualizacji, która ma wymierne znaczenie w przypadku przepisów podatkowych, które często podlegają zmianom. Czy wybrany dostawca jest na nie na bieżąco gotowy? Czy pobiera za zmiany dodatkowe opłaty? Możliwość wysyłki pliku JPK oraz e-Deklaracji to najsilniej nagłośnione w ostatnim czasie i dobre przykłady takich zmian.