Głównym wyzwaniem związanym z prowadzeniem mikrofirmy jest utrzymanie finansów w ryzach oraz wybór niezawodnej metody rozliczeń. Jakich zasad się trzymać i z pomocy jakich rozwiązań informatycznych korzystać, by ułatwić sobie te zadania?
Istotnym elementem układanki umożliwiającej utrzymanie małego biznesu jest odpowiednie gospodarowanie gotówką. Do tej pory mikroprzedsiębiorcy doczekali się kilku znaczących ułatwień w tym zakresie ze strony rządu (m.in. szybszy zwrot podatku VAT) oraz nowych opcji ze strony prywatnych podmiotów gospodarczych (faktoring i podobne formy sprzedaży pojedynczej faktury). Mimo tego wiele podmiotów wciąż boryka się z problemem braku płynności finansowej. Podobnie wygląda kwestia informatyzacji prowadzenia rozliczeń – choć w tym zakresie małe biznesy również mogą liczyć na szeroką ofertę – wciąż często opierają się na żmudnych, niezautomatyzowanych rozwiązaniach.
Zabezpieczenie płatności
Nawet w warunkach optymalnych, gdy wszyscy kontrahenci płacą na czas, niekiedy zdarza się potrzeba korzystania z zewnętrznego finansowania. Gdy do tego któryś z odbiorców (szczególnie kluczowy) nie dotrzyma terminu płatności, sytuacja może zrobić się naprawdę napięta. Bieżące wpływy mogą nie być bowiem w stanie pokryć bieżących zobowiązań. To z kolei często zmusza do opóźnienia w regulacji zobowiązań własnych (czynszu, zakupów lub – co gorsza – wypłat dla pracowników). Co mieć na uwadze, by uniknąć tej kłopotliwej sytuacji? Przede wszystkim kontrahentów wybieraj dokładnie, sprawdzając wcześniej ich płynność finansową i nie wahaj się proponować dodatkowych zabezpieczeń, np. przez zgodę małżonka na zaciągnięcie zobowiązania lub poręczenie innej osoby za zapłatę konkretnego zobowiązania. Kontrahenci zwykle z dużym dystansem podchodzą do zabezpieczeń takich jak weksel czy dobrowolne poddanie się egzekucji przez akt notarialny, ale warto wiedzieć, że dla Ciebie jest to rozwiązanie korzystne – pozwala znaczeni przyśpieszyć dochodzenie należności w razie braku zapłaty. Uważaj też na umowy z podmiotami innymi niż osoby fizyczne – koniecznie sprawdź kto jest uprawniony do ich reprezentowania.
Informatyzacja rozliczeń
Z drugiej strony, by ustrzec się finansowych turbulencji, powinieneś zwrócić też uwagę na terminowość wypełniania swoich obowiązków związanych z finansami i rozliczeniami. Pamiętaj, że dotyczą one zarówno relacji z partnerami (estetyczny i klarowny format, jasno omawiający treść i wartość wystawionej faktury też ma znaczenie!), jak i z fiskusem. Od początku 2018 przed mikroprzedsiębiorcami stoją nowe wyzwania związane m.in. z wysyłką wystandaryzowanego pliku JPK. Ręczne prowadzenie KPIR i korzystanie z rozwiązań do generowania JPK w Excelu niesie ze sobą spore ryzyko pomyłki, a wychwycenie ewentualnego błędu zajmie Ci z całą pewnością sporą ilość czasu. Dlatego, jeśli chcesz komfortowo poradzić sobie z rozliczeniami, warto zdecydować się na wykorzystanie programu do wystawiania faktur online, np. Streamsoft Firmino. Jest to jedno z narzędzi w pełni gotowych na obowiązek JPK. Dodatkowo, umożliwia prowadzenie fakturowania i rozrachunków w prostej i intuicyjnej formie. Dostęp do wszystkich niezbędnych danych masz zawsze i wszędzie – na komputerze, tablecie czy smartfonie.